Email aziendale: cosa succede se il dipendente si dimette o viene licenziato
L’accesso alle email aziendali dopo la cessazione del rapporto di lavoro è una questione spinosa. Ci sono regole da tenere in considerazione per quanto riguarda l’accesso alle email da parte del datore di lavoro e il diritto del dipendente di cancellare le email in caso di licenziamento o dimissioni. La privacy e lo Statuto dei Lavoratori sono tra le normative da tenere in considerazione, così come i chiarimenti forniti dal Garante per la Protezione dei Dati Personali. È importante essere consapevoli di tutte le regole per gestire correttamente le email aziendali.
Il datore di lavoro può controllare le email aziendali dei dipendenti previa comunicazione, senza la necessità di accordo con i sindacati o autorizzazione dell’Ispettorato territoriale del lavoro. Tuttavia, il Garante della Privacy consiglia di usare tale potere con moderazione e solo se vi sono validi motivi di sospettare un comportamento illegittimo.
Le email dei dipendenti sono protette dalla Costituzione, assimilate alla corrispondenza e considerate come un domicilio digitale chiuso a chiave da una password. Pertanto, il controllo indiscriminato delle email dei dipendenti è illegittimo e richiede almeno un indizio di colpevolezza.
Secondo la Cassazione, se il regolamento aziendale o il contratto collettivo proibiscono l’utilizzo della mail aziendale per scopi personali, il dipendente non può farlo e, in caso contrario, può essere sanzionato o licenziato per giusta causa solo se ciò causa un serio danno all’azienda, come l’utilizzo della mail per commettere un reato.
Secondo il Garante della Privacy, alla cessazione del rapporto di lavoro il datore di lavoro deve chiudere l’account dell’email aziendale affidato al dipendente e non può mantenerlo attivo o affidarlo ad un altro dipendente. È possibile impostare un risponditore automatico per avvisare i mittenti della chiusura dell’indirizzo e invitarli ad utilizzare indirizzi alternativi. Queste misure tecniche consentono di contemperare l’interesse del datore di lavoro con la legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte dei dipendenti e di terzi.
Tuttavia, non è consentito al datore di lavoro attuare un sistema di redirect automatico, ovvero un meccanismo di inoltro immediato della posta ricevuta dall’ex dipendente a un altro account perché ciò violerebbe la privacy del dipendente e sarebbe equiparabile a lasciare attivo l’account.
In caso di cessazione del rapporto di lavoro, il datore di lavoro è tenuto a disattivare l’account dell’email aziendale del dipendente. Se non lo fa, potrebbe essere condannato per violazione della privacy e il dipendente può fare ricorso al Garante della Privacy per chiedere la disattivazione dell’account. Tuttavia, il dipendente non può disattivare l’account da solo senza autorizzazione del datore di lavoro, altrimenti potrebbe commettere il reato di accesso abusivo a sistema informatico.
Quando un dipendente è licenziato o si dimette, può cancellare le email presenti nel proprio account, ma non l’account stesso, secondo la Cassazione. Le email possono contenere informazioni aziendali e relative ai rapporti lavorativi, ma l’azienda non può pretendere un risarcimento per la loro cancellazione. La mail del dipendente è protetta dalla password, il che significa che i dati informatici contenuti nella casella appartengono al lavoratore. Il datore di lavoro che tenta di accedere alla casella email protetta da password del dipendente cessato commette reato di accesso abusivo a sistema informatico.
Avvocato Ester Cattaneo
