Whistleblowing: le aziende dovranno adeguarsi alla nuova normativa

Il whistleblowing è una pratica che consiste nel segnalare attività illecite o fraudolente all’interno di un’organizzazione pubblica o privata. Dopo tre anni di attesa, il Consiglio dei Ministri ha finalmente approvato lo schema di Decreto che recepisce la Direttiva UE 2019/1937 sulla protezione dei whistleblower. Se nel settore pubblico la normativa italiana è già in linea con la nuova disciplina europea, nel settore privato c’è ancora molto da fare affinché risulti conforme. In questo articolo, vediamo quali sono le principali novità introdotte dal Decreto e come le aziende possono adeguarsi per garantire la protezione dei whistleblower e la conformità alla normativa.

Uno dei principali obiettivi della Direttiva UE 2019/1937 è l’armonizzazione delle norme di protezione dei whistleblower all’interno dell’Unione Europea. La normativa prevede l’obbligo per i soggetti interessati di adottare canali di segnalazione sicuri e garantire la riservatezza dell’identità del segnalante. In Italia, la procedura di infrazione ha portato all’emanazione della Legge di delegazione europea nel 2022 e, successivamente, allo schema di decreto legislativo approvato dal Consiglio dei Ministri il 9 dicembre 2022. Tale decreto riguarda la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali.

La normativa italiana sulla protezione del whistleblowing è già presente nella Legge n. 179/2017, che ha apportato importanti modifiche sia al D. Lgs. n. 165/2001 per quanto riguarda il settore pubblico, sia al D. Lgs. n. 231/2001 per quanto riguarda il settore privato. L’art. 54-bis del D. Lgs. n. 165/2001 è stato completamente riscritto, mentre l’art. 6 del D. Lgs. n. 231/2001 è stato modificato con l’introduzione del comma 2, che consente una forma limitata di tutela per i whistleblower del settore privato. Inoltre, esiste un software specifico per il whistleblowing che permette di effettuare tutti gli adempimenti previsti dalla Legge n° 179/2017.

La tutela del whistleblower privato in Italia è fortemente limitata sia dal punto di vista soggettivo che oggettivo. Al momento, sono tutelati solo i dipendenti e i collaboratori delle imprese private con più di 50 dipendenti che abbiano adottato il modello organizzativo ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001, ma solo per le violazioni rilevanti ai sensi di tale normativa. Pertanto, i soggetti privati saranno quelli che subiranno maggiormente l’impatto dell’entrata in vigore della nuova disciplina in materia di whistleblowing. Sarà necessario che le aziende si adeguino per garantire la tutela dei whistleblower e conformità alla normativa.

Il Decreto Whistleblowing amplia il raggio di applicazione delle forme di tutela, coinvolgendo non solo gli enti privati che impiegano almeno 50 lavoratori subordinati, ma anche quelli che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti del diritto dell’Unione europea e quelli che hanno adottato i modelli di organizzazione e gestione previsti dal D. Lgs. n. 231/2001. Inoltre, la normativa estende l’ambito oggettivo delle segnalazioni a tutte le condotte illecite, sia nazionali che europee, lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato. Infine, sono previste forme di tutela anche per i facilitatori, i soggetti terzi e i soggetti giuridici connessi al segnalante. Grazie a questa nuova disciplina, i whistleblower del settore privato saranno maggiormente protetti e potranno segnalare con maggiore sicurezza e riservatezza.

La normativa whistleblowing impone ai soggetti privati di predisporre canali di segnalazione interni in grado di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte e menzionate nella segnalazione, così come del contenuto della stessa e della documentazione. Tali canali dovranno essere dotati di strumenti di crittografia e la loro gestione potrà essere affidata a un ufficio aziendale interno o a un soggetto esterno, purché dotati di personale adeguatamente formato. In questo modo, le aziende potranno garantire la protezione dei whistleblower e la riservatezza delle segnalazioni.

Nel processo di whistleblowing, le segnalazioni possono essere presentate in diversi modi, come per esempio attraverso strumenti informatici, linee telefoniche dedicate o sistemi di messaggistica, oltre che in forma orale. È altresì possibile richiedere un incontro diretto per esporre la segnalazione. La normativa non specifica un termine entro cui presentare la segnalazione. La possibilità di segnalare non è riservata solo ai lavoratori con un contratto a tempo determinato o indeterminato, ma è estesa anche a coloro che non hanno ancora iniziato il rapporto di lavoro, sono in periodo di prova o hanno già cessato il rapporto. In questo modo, la protezione dei whistleblower è garantita a tutti i soggetti interessati.

La gestione dei canali delle segnalazioni deve avvenire in modo chiaro e tempestivo, secondo le disposizioni dell’art. 5 dello schema di decreto. I soggetti privati interessati dalla disciplina devono pubblicare informazioni chiare sulle procedure e i presupposti per effettuare segnalazioni, sia interne che esterne, facilmente accessibili sul luogo di lavoro e sul proprio sito internet. Devono inoltre fornire un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni e un primo riscontro entro tre mesi. Lo schema di decreto mira a tutelare il segnalante e gli altri soggetti coinvolti, ma è essenziale che le attività di adeguamento e trattamento dei dati personali avvengano nel rispetto della normativa vigente sulla privacy.

La nuova disciplina sul whistleblowing prevede che se non è possibile effettuare una segnalazione interna, a causa di una delle condizioni di cui all’art. 6, il segnalante può rivolgersi all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) mediante canali di segnalazione esterni. L’ANAC è stata individuata come l’unica autorità competente per ricevere e gestire segnalazioni in materia di whistleblowing. Tuttavia, la segnalazione ad ANAC deve essere effettuata in via subordinata e/o successiva rispetto a quelle interne, come previsto dalla disciplina.

Secondo la nuova disciplina sul whistleblowing, i whistleblower possono rivolgersi all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) nei seguenti casi: se il contesto lavorativo del segnalante non prevede l’attivazione del canale di segnalazione interno, se il canale di segnalazione interno non è stato attivato o non è conforme, se una segnalazione interna non è stata processata o ha avuto un esito negativo, se il segnalante teme ritorsioni in caso di segnalazione e se la violazione segnalata costituisce un pericolo imminente per il pubblico interesse. In questi casi, il whistleblower può fare ricorso all’ANAC attraverso i canali di segnalazione esterni previsti dalla normativa.

Il nuovo schema di decreto prevede sanzioni amministrative pecuniarie per chi non si adegua alla disciplina sul whistleblowing. L’ANAC potrà sanzionare con una multa da 5.000 a 30.000 euro coloro che ostacolano la segnalazione o commettono attività ritorsive contro il segnalante, nonché chi viola l’obbligo di riservatezza previsto dall’articolo 12. Inoltre, potranno essere sanzionati con una multa da 10.000 a 50.000 euro coloro che non implementano i canali di segnalazione, non adottano procedure adeguate per la gestione delle segnalazioni o adottano procedure non conformi a quelle previste dal decreto. Gli stessi rischi sanzionatori incombono sui soggetti che non effettuano le attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.

Le aziende private che hanno adottato i modelli di organizzazione e gestione previsti dal decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, sono già tenute ad applicare misure disciplinari e sanzionatorie nei confronti dei responsabili di illeciti, come previsto dall’articolo 6, comma 2, lettera e) del decreto. Tali misure disciplinari possono essere integrate e cumulate con le sanzioni amministrative pecuniarie previste dal nuovo schema di decreto. Inoltre, le rinunce e le transazioni che riguardano i diritti e le tutele previsti dalla nuova normativa non sono valide, tranne che siano effettuate nella forma e nei modi previsti dall’articolo 2113, quarto comma, del codice civile.

Lo schema di decreto relativo alla nuova normativa sul whistleblowing ha ottenuto il parere favorevole delle commissioni competenti nel merito di camera e senato lo scorso 14 febbraio. La nuova normativa diventerà pienamente applicabile entro 4 mesi, ad eccezione dei soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati tra i 50 e i 249. Per questi soggetti, le disposizioni del decreto entreranno in vigore solo il 17 dicembre 2023. Fino a tale data, rimarrà in vigore la normativa attualmente in vigore.

Avvocato Ester Cattaneo